Política de Tratamiento de Datos Personales
- INTRODUCCIÓN
En virtud de lo establecido en los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley 1581 de 2012, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, así como de los artículos 13 a 19 del Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y la Circular No. 2 de la Superintendencia de Industria y Comercio, a continuación, se establecen las Políticas de Tratamiento de Bases de Datos Personales, las cuales serán obligatorias para todos los empleados de GESTIÓN EN SEGURIDAD S.A.S Éstos serán responsables a su vez por garantizar que las mismas sean conocidas por terceros, clientes, proveedores y contratistas que con ocasión de una relación contractual puedan llegar a tener acceso a la información de las bases de datos personales frente a las cuales GESTIÓN EN SEGURIDAD S.A.S sea responsable o encargado del tratamiento. Las presentes políticas principalmente se entienden aplicables a las bases de datos de la Empresa donde GESTIÓN EN SEGURIDAD S.A.S sea el responsable del tratamiento, tales como: las bases de datos de aspirantes en procesos de selección de empresas cliente, las bases de datos de los trabajadores, las bases de datos de clientes y las bases de datos de proveedores.
- OBJETIVO
Gestión en Seguridad S.A.S; dando cumplimiento a las disposiciones Legales y Constitucionales concernientes a la protección de los datos personales conforme al derecho constitucional de Habeas Data, Articulo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013; adopta la presente política, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales de la empresa. Implementando controles de seguridad de la información para así evitar que la información sea Sustraída, Manipulada, Suministrada y/o entregada a personal no autorizado. Evitando el deterioro de la información producida para los procesos de la compañía y evitar la pérdida de información.
- ALCANCE
La presente Política de Protección de Datos Personales, le es aplicable a los Datos Personales de las Personas Naturales y Jurídicas, registrados en las bases de datos relativas a clientes, proveedores, empleados propios, subcontratados, candidatos en proceso de selección y personal empleado de nuestros clientes; a los cuales se les desarrollen procesos propios de la actividad comercial de Gestión en Seguridad S.A.S., los cuales sean susceptibles de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de Gestión en Seguridad S.A.S.
- POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Capítulo 1, GENERALIDADES:
Artículo 1: Ámbito de Aplicación: Las Políticas serán aplicables a los datos personales de personas naturales, registrados en cualquier Base de Datos, construidas antes o después de la entrada en vigor de las normas sobre tratamiento de Datos Personales. Las Políticas no serán aplicables a aquellos Datos que por su generalidad se convierten en anónimos al no permitir identificar o individualizar a un titular específico.Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, pública o privada que por sí mismo o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Artículo 3: Principios Rectores:
Principio de Legalidad: Este principio hace alusión a lo siguiente; El tratamiento a que se refiere la presente ley, es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: Se encuentra definido en los siguientes términos: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de Libertad: Hace alusión a que el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: Establece que la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales salvo información pública no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicaciones masivas, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme la presente ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponde al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.
Artículo 4: Identificación del responsable: La sociedad GESTIÓN EN SEGURIDAD S.A.S, actuará normalmente como Responsable del Tratamiento de Datos, pero eventualmente podría ser Encargado. En cualquiera de estos casos, la Empresa podrá ser contactada y se encuentra identificada de la siguiente manera:
Razón Social: GESTIÓN EN SEGURIDAD S.A.S
NIT: 901.027.624-1
Domicilio: Carrera 84 No. 14 07
Ciudad: Cali (V)
Teléfono: 321 816 55 26
Correo Electrónico: gerencia@admin-gesCAPITULO II – AUTORIZACIÓN
Artículo 5: Autorización: El Tratamiento de Datos Personales por parte de GESTIÓN EN SEGURIDAD S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.Artículo 6: Forma y mecanismos para otorgar la Autorización: La Autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, y en particular: i) por escrito, ii) de forma oral, o iii) mediante conducta inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la Autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Artículo 7: Prueba de la Autorización: GESTIÓN EN SEGURIDAD S.A.S mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuando y como se obtuvo la autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de estos.
Artículo 8: Bases de Datos: La empresa hará el Tratamiento de los Datos Personales en los términos y alcances de la Autorización entregada por el Titular de la información, de las siguientes bases:
➢ Bases de datos de clientes
➢ Bases de datos de proveedores
➢ Bases de datos de empleadosArtículo 9: Finalidades: GESTIÓN EN SEGURIDAD S.A.S actuando como Encargado o Responsable, tendrá las siguientes finalidades del Tratamiento de las Bases de Datos automatizadas.
Como Responsable: La Empresa hará el Tratamiento de los Datos Personales en los términos y alcances de la Autorización entregada por el Titular de la información, para ser recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos, para los siguientes propósitos o finalidades:
Respecto de la base de datos de nuestros Clientes:
1. Para proveer servicios requeridos.
2. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular
3. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
4. Informar sobre cambios en los servicios.
5. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos
6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), información comercial, y publicitaria sobre los servicios, eventos de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas de carácter comercial o publicitario.
7. Compartir, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de GESTIÓN EN SEGURIDAD SAS.
8. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
9. Realización de encuestas y sondeos generales que tengan por objeto determinar opiniones sobre un bien o servicio;
10. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que Gestión en Seguridad desarrolla;
11. Controlar el acceso a las oficinas e instalaciones de Gestión en Seguridad, incluyendo la implementación de zonas video-vigiladas
12. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y Transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
13. Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de Gestión en Seguridad y en sus Bases de Datos comerciales y operativas;
14. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Gestión en Seguridad.Respecto de la Base de Datos de nuestros empleados y proveedores:
1. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
2. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos propios de la operación, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
3. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este
4. Planificar actividades empresariales
5. Controlar el acceso a las oficinas de Gestión en Seguridad y establecer medidas de seguridad;
6. Realizar capacitaciones
7. Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de Gestión en Seguridad y en sus Bases de Datos comerciales y operativas
8. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Gestión en Seguridad.Como encargado del Tratamiento: Eventualmente la Empresa podrá hacer el Tratamiento de los Datos Personales en los términos y alcances de la Autorización entregada por el Titular de la Información, en este caso se realizará bajo los mismos parámetros de Tratamiento que se mencionan en el artículo anterior.
Artículo 10: Seguridad de la Información: Los mecanismos a través de los cuales la Empresa hace uso de los Datos Personales son seguros y confidenciales, pues cuenta con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, asegurando la confidencialidad de estos.
Los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos serán conservados mientras exista una relación comercial entre Gestión en Seguridad y los terceros.
CAPITILO III – DERECHOS Y DEBERES
Artículo 11: Derechos de los titulares: Los Titulares de la información tienen los siguientes derechos:➢ Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
➢ Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
➢ Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
➢ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
➢ Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
➢ Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. En ejercicio de los derechos anteriormente listados podrá realizar las consultas que resulten pertinentes y realizar los reclamos que entienda necesarios de cara a garantizar el respeto de estos.
➢ Los demás derechos que se encuentren contenidos en la normatividad vigente respecto de la materia.Artículo 12: Deberes de la Empresa: Gestión en Seguridad reconoce que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, Gestión en Seguridad hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Gestión en Seguridad cuando actúe como Responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes:
➢ Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
➢ Solicitar y conservar, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
➢ Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
➢ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
➢ Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
➢ Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
➢ Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. ➢ Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
➢ Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
➢ Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
➢ Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
➢ Informar a Solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos.
➢ Informar a la autoridad de protección de Datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
➢ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
➢Los demás previstos en la ley.Artículo 13: Deberes como Encargado del Tratamiento: Gestión en Seguridad como Encargado del Tratamiento, en caso de que llegare a serlo, deberá cumplir los siguientes deberes:
➢ Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
➢ Solicitar y conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y según las condiciones establecidas en el respectivo contrato suscrito con el Responsable.
➢ Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
➢ Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
➢ Registrar en la Base de Datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
➢ Insertar en la Base de Datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.
➢ Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
➢ Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
➢ Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
➢ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
➢ Conservar la información y grabaciones de los Titulares según los términos establecidos en los respectivos contratos. En caso que no se señale un plazo en particular, la Empresa conservará la información por un tiempo máximo de 1 año.Artículo 14: Concurrencia de Calidades: En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento a la Empresa le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
Artículo 15: Medidas de seguridad tratamiento base de datos: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, La Empresa aplicará en el Tratamiento de las Bases de Datos a su cargo, bien sea como Responsable o como Encargado, las mejores prácticas, el mayor esfuerzo y diligencia de cara a garantizar la seguridad y confidencialidad, evitando así su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los Datos de seguridad de las Bases de Datos de la empresa.
Artículo 16: Aviso de Privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier formato que es puesto en conocimiento del Titular, antes o en el momento de la recolección de sus Datos, y es el medio por el cual le es informado todo lo relativo con las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, las formas para conocerlas y, en general, las finalidades para las cuales sus Datos han sido obtenidos y el Tratamiento que Gestión en Seguridad le dará a los mismos.
Según lo estipulado en el Artículo 14 del Decreto 1377 de 2013, en caso que no sea posible poner a disposición del Titular las Políticas de Tratamiento de la Información, los Responsables deberán informar por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de recolección de los Datos Personales.
A continuación, se transcribe el Aviso de Privacidad que se puede emplear por parte de la Empresa. No obstante, la Empresa podrá ajustar dichos avisos para su aplicación en los diferentes tipos de Autorizaciones, pero sin incumplir con lo previsto en la normatividad vigente:
“Gestión en Seguridad está comprometida con la protección de sus Datos Personales. Por medio de este aviso se le informa nuestra Política de Protección de Datos Personales, se describe el Tratamiento al que serán sometidos los Datos y su finalidad, los derechos de los Titulares, las medidas de seguridad y el medio para realizar consultas, peticiones y reclamos”.
CAPITULO IV – PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
Artículo 17: Derecho de acceso: Los Titulares de Datos Personales tratados por Gestión en Seguridad S.A.S tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de estos para fines específicos.La vía que se ha implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva es: La dirección electrónica gerencia@ges-sas.co
Artículo 18: Tipos de solicitudes: Los canales podrán ser utilizados por Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
Consultas: El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales al menos una vez cada mes calendario. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
La petición será atendida por Gestión en Seguridad en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por Gestión en Seguridad deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante Gestión en Seguridad, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por Gestión en Seguridad indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva Autorización.
La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá´ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Parágrafo Primero. Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto larectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.
Parágrafo Segundo. Supresión: La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, no obstante, lo cual Gestión en Seguridad podrá negarse a la misma cuando el Titular tenga un deberlegal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Artículo 19: Revocatoria de la Autorización: Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar la Autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. Entodo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando solo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el tratamiento, escenario en el que el Titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.
CAPITULO V – VIGENCIA
Artículo 20: Los Datos Personales bajo el control de Gestión en Seguridad serán conservados durante el tiempo requerido según la finalidad del Tratamiento y/o por el término que sea requerido para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual. Gestión en Seguridad ha adoptado medidas para la eliminación oportuna y segura de sus Datos Personales, contenidas en el Manual de Políticas y Procedimientos.
CAPITULO VI – TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
Artículo 21: Tratamiento: En desarrollo de su actividad comercial, Gestión en Seguridad realiza Tratamiento de Datos Sensibles para propósitos específicos. Por ejemplo, recopila, usa, y almacena Datos de salud e incapacidades laborales de sus trabajadores. Gestión en Seguridad sólo efectuará Tratamiento de Datos Personales sensibles en tanto haya sido previamente autorizado por el respectivo Titular y los tratará bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.
Para el anterior fin, Gestión en Seguridad ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y/o aliados comerciales.
La recopilación de Datos Personales Sensibles en todo caso advertirá que la misma es de carácter facultativo y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productoso servicios.
Artículo 22: Datos sensibles en menores de edad: La Empresa hace Tratamiento de Datos Sensibles más no de menores de edad. No obstante, de lo anterior, se compromete acumplir cabalmente con el Título III de la Ley 1581 de 2012, los cuales establecen los DatosSensibles y los datos de los niños, niñas y adolescentes.
CAPÍTULO VII – DISPOSICIONES FINALES
Artículo 23: Gestión en Seguridad se encargará de la protección de los Datos Personales, tramitará las solicitudes de los Titulares, y garantizará el ejercicio de los derechos de estos.
Artículo 24: Prevalencia de las normas sustantivas sobre la materia: Teniendo en cuenta que el presente documento busca dar cumplimiento a las normas que regulan la protección del derecho de habeas data consagrado en la constitución, las leyes estatutariassobre la materia y los reglamentos que expida el Gobierno Nacional para tal propósito, la interpretación de las políticas de la entidad estará en todo momento subordinada al contenido de tales disposiciones superiores, por lo que en caso de incompatibilidad o contradicción entre las presentes políticas y la normatividad superior será aplicable esta última.
Artículo 24: Transferencia y transmisión de datos personales: La Empresa realiza Transmisión más no Transferencia de los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de las cuales es responsable
Artículo 25: Vigencia: La presente Política rige a partir del 08 de septiembre de 2023.
CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Versión 01 Elaboración inicial del documento 16-01-2020
Versión 02 Se dio mayor alcance a las leyes que la regulan la normatividad de Tratamiento de datos personales, se estableció en el documento Introducción, objetivo, alcance principios rectores y toda la información requerida aplicable a la ley. 08-09-2023
